Das Sommerloch nutzen: Warum jetzt die beste Zeit für Digitalisierung ist
Wenn das Telefon stiller wird, beginnt die produktivste Zeit des Jahres. Man muss sie nur richtig nutzen.
Jedes Jahr im Juli passiert in vielen Betrieben dasselbe: Die Auftragslage wird ruhiger, Kunden sind im Urlaub, das Telefon klingelt seltener. Die einen nennen es Sommerloch und ärgern sich. Die anderen haben verstanden, dass diese Wochen das wertvollste Zeitfenster des Jahres sind. Denn all die Dinge, für die im Tagesgeschäft nie Zeit ist, lassen sich genau jetzt erledigen, in Ruhe und ohne dass etwas liegen bleibt. Ganz oben auf dieser Liste steht bei den meisten Betrieben seit Jahren derselbe Punkt: die eigene Digitalisierung.
—Warum das Tagesgeschäft der größte Feind der Verbesserung ist
Der Grund, warum Digitalisierungsprojekte so oft aufgeschoben werden, ist selten mangelnder Wille. Es ist schlicht der Alltag. Wer von morgens bis abends Anfragen beantwortet, Angebote schreibt und Aufträge abarbeitet, hat keine freie Stunde, um über bessere Abläufe nachzudenken. Das Paradoxe daran: Genau diese Daueraufgaben wären es, die sich automatisieren ließen. Der Betrieb ist zu beschäftigt mit Arbeit, die eine Maschine übernehmen könnte, um die Maschine einzurichten.
Die Sommerwochen durchbrechen diesen Kreislauf. Weniger Anfragen bedeuten freie Kapazität, und freie Kapazität ist die einzige Zutat, die einem Digitalisierungsprojekt sonst immer fehlt.
—Was sich in sechs Wochen realistisch schaffen lässt
Zwischen Anfang Juli und Ende August liegen rund sechs Arbeitswochen. Das reicht nicht für den großen Umbau, aber es reicht für die Projekte mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Wirkung. Eine neue Webseite zum Beispiel ist in zwei bis vier Wochen online, inklusive Texten und Technik. Eine automatische Eingangsbestätigung mit Vorsortierung der Anfragen steht in wenigen Tagen. Ein System, das nach jedem Auftrag automatisch um eine Google-Bewertung bittet, ebenfalls. Und wer seine Abläufe einmal sauber aufnehmen lässt, weiß danach genau, welche drei Prozesse als Nächstes dran sind.
Das Entscheidende an diesem Zeitplan ist der Endpunkt. Im September zieht das Geschäft wieder an, die Anfragen kommen zurück, und dann arbeitet die Sommerarbeit für den Betrieb: Jede Anfrage wird sofort beantwortet und richtig zugeordnet, die neue Seite bringt Sichtbarkeit, die Bewertungen sammeln sich von allein. Der Vorsprung, der im Juli aufgebaut wurde, zahlt sich im umsatzstärksten Teil des Jahres aus.
—Der Fehler, den man im Sommer nicht machen sollte
Eine Warnung gehört allerdings dazu. Die ruhige Zeit verführt dazu, alles auf einmal anzugehen: neue Webseite, neues System, neue Prozesse, am besten gleichzeitig. Das geht fast immer schief, weil am Ende viele Baustellen halb fertig sind und keine wirkt. Klüger ist die umgekehrte Reihenfolge: ein Projekt auswählen, fertigstellen, testen, und erst dann das nächste beginnen. Sechs Wochen reichen für zwei solide abgeschlossene Projekte, und zwei abgeschlossene Projekte sind mehr wert als fünf angefangene.
—Der erste Schritt kostet eine Viertelstunde
Wenn Sie diesen Sommer nutzen wollen, beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Welche Aufgabe hat Sie im letzten halben Jahr am meisten Zeit gekostet? Meistens fällt die Antwort schnell, und meistens ist genau diese Aufgabe automatisierbar. Wir schauen uns Ihre Abläufe an, sagen Ihnen, was bis September realistisch machbar ist, und setzen es um. Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert fünfzehn Minuten.